Tiimit

Sulatto’17 – nuorten rantabiletapahtuman järjestämistä koordinoi staabi, joka on ohjausryhmän luonteinen elin. Staabin valitsee nuorisovaltuusto. Staabin alaisuudessa toimii tiimejä, jotka huolehtivat tapahtuman operatiivisesta toteuttamisesta.

Sulatto’17-tapahtuman organisaatio

Tiimit ja niiden koollekutsujat nimittää staabi, joka myös vahvistaa tiimien budjetit ja toimenkuvat. Noin 20-jäsenisen staabin tehtävä on huolehtia linjan vedoista ja merkittävien kysymysten ratkaisemisesta. Staabi on ennen kaikkea hallinnollinen toimija, jonka tehtävänä on seurata ja huolehtia tiimien toiminnasta. Asiat staabin kokouksille valmistelee markkinointi-, tiedotus-, talous- ja hallintotiimi. Staabin kokousten asiat esittelee päätoimitsija. Tiimit vastaavat itsenäisesti tapahtuman eri osa-alueiden järjestelyistä ja vastuunkannosta. Tiimien tehtävänä on huolehtia oman alueensa järjestelyt alusta loppuun. Tiimit vastaavat toimistaan staabille. Sulatto’17 –nuorten rantabiletapahtuman tiimit toimenkuvineen ovat seuraavat:

Ohjelmavastuutiimi

Ohjelmavastuutiimin tehtävänä on vastata Sulatto’17 -tapahtuman ohjelmakokonaisuudesta ja sen sujuvuudesta koko tapahtuman ajan. Tiimi vastaa myös esiintyjien hyvinvoinnista. Ohjelmavastuutiimin tehtävänä on valvoa, että lastenohjelma onnistuu ja sen ohjelma on riittävän tasokas yleisömäärään nähden. Tiimin tehtävänä on järjestää perehdyttämiskoulutus jäsenilleen.

Logistiikka- ja infrastruktuuritiim

Logistiikka- ja infrastruktuuritiimin tehtävänä on vastata Sulatto’17 -tapahtuman fyysisistä järjestelyistä. Tiimin tehtävänä on arvioida tapahtuman kuljetustarpeet ja hommata paikalle riittävä kalusto, kuljettaa tapahtumapaikalle etukäteen tarvittavat materiaalit, sopia kuljetuksista muiden tiimien kanssa, hommata tapahtumapaikalle riittävä määrä radiopuhelimia ja arvioida niiden tarve, hommata riittävä määrä riittävän isoja telttoja paikalle (tiimeille ja esiintyjille), pystyttää ja purkaa ne sekä avustaa catering-tiimiä riittävän keittiökaluston hommaamisessa ruoanlaittoa ja tarjoilua varten.

Tiimin on lisäksi huolehdittava alueen kokonaisuuden hahmottamisesta ja telttojen, esiintymislavan jne. Sijoittumisesta alueelle oikealla tavalla sekä sovittava kioskiyrittäjän kanssa ruoan myynnin järjestämisestä alueella tai hommattava tarvittaessa muita ko. Palvelun tuottajia. Tiimi vastaa myös varautumisesta kriisitilanteeseen, esim. Sateen tai myrskyn yllättäessä. Tiimin on konsultoitava muita tiimejä heidän tarpeistaan tapahtumaa ennen ja jälkeen. Tiimin tehtävänä on järjestää perehdyttämiskoulutus jäsenilleen

Siivous- ja hygieniatiimi

Tiimin tehtävänä on huolehtia liikuteltavien wc-koppien hankkimisesta ja sijoittamisesta. Yhteistyötä tässä tehdään logistiikka- ja infrastruktuuritiimin kanssa. Tiimin on myös hommattava tapahtumapaikalle jäteastiat ja huolehdittava niiden tyhjennyksestä. Tehtävänä on niin ikään huolehtia wc-tilojen siisteydestä ja paperista etc. Tiimi hankkii itse tarvittavan siivousvälineistön. Tiimi huolehtii myös backstagen ja työntekijöiden telttojen siisteydestä + koko alueen pahimpien roskien poistamisesta tapahtuman aikana. Tiimi vastaa myös ruokailu- ja ruoanlaittotilojen hygieniasta. Tiimin tehtävänä on järjestää perehdyttämiskoulutus jäsenilleen.

Catering-tiimi

Catering-tiimin tehtävänä on kartoittaa tapahtuman järjestäjien ja artistien ruokailutarpeet. Catering-tiimin tulee huolehtia, että ruokaa ja virvokkeita on riittävästi, ruokaa on tarjolla jatkuvasti koko tapahtuman ajan sekä rakentamis- ja purkamisosion aikana. Tiimin tulee myös järjestää ruoalle asianmukaiset säilytystilat (yhteistyössä logistiikka- ja infrastruktuuritiimin kanssa). Tiimi vastaa myös siitä, että esiintyjät saavat haluamaansa murkinaa sekä siitä, että tarvittavat ruoanlaitto- ja ruokailuvälineet ovat käytettävissä kaikkina aikoina. Tiimin tehtävänä on järjestää perehdyttämiskoulutus jäsenilleen.

Markkinointi-, tiedotus-, talous- ja hallintotiimi

Markkinointi-, tiedotus-, talous- ja hallintotiimin tehtävänä on vastata Sulatto’17 –tapahtuman markkinoinnin, tiedottamisen, hallinnoinnin ja talouden suunnittelusta ja pyörittämisestä. Tiimi vastaa tapahtuman näkyvyydestä ja markkinoinnista kokonaisvaltaisesti. Sen tehtävänä on mainossopimusten tekeminen ja mainoskanavista päättäminen annetun budjetin raameissa. Tiimin tehtävänä on mainosten riittävästä levittämisestä huolehtiminen.

Tiimin tehtävänä on hoitaa tapahtuman yhteiskuntasuhteet niin tiedotusvälineisiin kuin julkiselle sektorille. Tiimi vastaa tapahtuman pr-toiminnoista, esimerkiksi sponsorien tarpeiden huolehtimisesta. Tiimi vastaa myös tapahtuman taloudesta, käytännössä budjetissa pysymisestä. Tiimi kokoaa tapahtumalle rahoitusta ja tekee sopimuksia eri yhteistyötahojen kanssa. Tiimi vastaa sponsorisopimusten tekemisestä. Tiimi vastaa staabin tulo- ja menoliikenteestä sekä vastaa talousarvion tulkinnasta, päivittämisestä ja huolehtii menojen ja tulojen jaksottamisesta.

Tiimi toimittaa hankkeen hallituksen tehtävää staabin kokousten välissä vastaten kaikkien juoksevien asioiden hoitumisesta sekä staabin kokouksissa päätettävinä olevien asioiden valmistelusta ja niiden toimeenpanemisesta. Tiimi vastaa hankkeen osallisien virkistystoiminnasta. Tiimi vastaa myös tapahtuman viranomaisluvista, niiden hankkimisesta ja lupaehtojen täyttymisestä. Tiimin tehtävänä on järjestää perehdyttämiskoulutus jäsenilleen.

Infopistetiimi

Infopistetiimin tehtävänä on antaa kävijöille yleistietoa tapahtumasta sen aikana. Tiimillä on tapahtuma-alueella teltta, josta kävijät voivat tulla kysymään tietoja tapahtumasta. Teltalle voi myös toimittaa kadonneita tavaroita. Infopisteeksi kutsutun teltan tehtävänä on myös huolehtia tavaroista ja materiaaleista tapahtuman aikana.

 
Raahen kaupunki
Raahen nuorisotoimi
Fennovoima
Raahen Energia
Jäljen Jättiläinen
Hesburger
Ilopirpana
Raahen Seudun Asuntosäätiö
Jot-Rent Oy
Lions Club
Partiolippukunta Merituuli ry
OP Raahe
Ramirent