Tiimit

Sulatto’11-tapahtuman organisaatio

Sulatto’11 – nuorten rantabiletapahtuman järjestämistä koordinoi staabi, joka on ohjausryhmän luonteinen elin. Staabin valitsee nuorisovaltuusto. Staabin alaisuudessa toimii tiimejä, jotka huolehtivat tapahtuman operatiivisesta toteuttamisesta. Tiimit ja niiden koollekutsujat nimittää staabi, joka myös vahvistaa tiimien budjetit ja toimenkuvat. 25-jäsenisen staabin tehtävä on huolehtia linjan vedoista ja merkittävien kysymysten ratkaisemisesta. Staabi on ennen kaikkea hallinnollinen toimija, jonka tehtävänä on seurata ja huolehtia tiimien toiminnasta. Asiat staabin kokouksille valmistelee markkinointi-, tiedotus-, talous- ja hallintotiimi. Staabin kokousten asiat esittelee päätoimitsija.

Tiimit vastaavat itsenäisesti tapahtuman eri osa-alueiden järjestelyistä ja vastuunkannosta. Tiimien tehtävänä on huolehtia oman alueensa järjestelyt alusta loppuun. Tiimit vastaavat toimistaan staabille.

Sulatto’11 –nuorten rantabiletapahtuman tiimit toimenkuvineen ovat seuraavat:

Ensiaputiimi
Ensiaputiimin tehtävänä on huolehtia Sulatto’11 -tapahtuman ensiapupalveluista. Tiimi järjestää tapahtuma-alueelle ensiapupisteen ja hommaa pisteelle tarvittavat ensiapuvälineet.

• Tiimin tehtävänä on kartoittaa tapahtuman ensiapupalvelujen määrä ja ilmoittaa tapahtumasta terveydenhuoltoviranomaisille.
• Tiimin tulee vastata nuorten tapahtuman ensiavusta ja paikallisesta lääkäritarpeesta ennen mahdollista siirtoa lähellä sijaitsevaan terveyskeskukseen. Tiimin tulee hankkia ensiapuvälineet sekä nuorten tapahtumaan että lasten tapahtumaan.
• Tiimin tehtävänä on järjestää perehdyttämiskoulutus jäsenilleen.

Järjestyksenvalvontatiimi
Järjestyksenvalvontatiimin tehtävänä on vastata Sulatto’11 -tapahtuman järjestyksenvalvonnasta. Tiimi vastaa myös tarvittavien viranomaislupien anomisesta.

• Tiimin tehtävänä on kartoittaa tapahtumaan tarvittavien järjestysmiesten määrä ja rekrytoida järjestysmiehet paikalle.
• Tiimin tehtävänä on myös hoitaa kulloisenkin järjestysmiestilanteen arviointi paikan päällä ja siirtää järjestysmiehiä ns. kriisipaikkoihin.
• Ennen tapahtumaa tiimin tehtävänä on tiimiyttää ja perehdyttää järjestysmiehet sekä huolehtia tiimin sisäisestä vastuunjaosta. Jokaisen järjestysmiehen täytyy tietää tapahtuman perustiedot.

Ohjelmavastuutiimi
Ohjelmavastuutiimin tehtävänä on vastata Sulatto’11 -tapahtuman ohjelmakokonaisuudesta ja sen sujuvuudesta koko tapahtuman ajan. Tiimi vastaa myös esiintyjien hyvinvoinnista.

• Tiimin tehtävänä on hankkia tapahtumapaikalle vaadittava äänentoistolaitteisto mahdollisimman edullisesti, mutta laadusta tinkimättä.
• Tiimi huolehtii neuvotteluista äänentoistosta huolehtivan palveluntarjoajan kanssa ja hoitaa siten, että laitteet ovat ajoissa paikalla sound checkiä varten.
• Tiimi on yhteydessä esiintyjiin ennen tapahtumaa ja sopii aikatauluista, ruokailuista, matkoista yms. heidän kanssaan, jotta erityistarpeet voidaan huomioida. Tiimi varmistaa tapahtuman esiintyjien tulemisen paikan päälle.
• Tiimi myös tiedottaa kirjallisesti hyvissä ajoin ennen tapahtumaa kullekin esiintyjälle ajo-ohjeet tapahtumapaikalle, ohjelmatiedot, mahdollisuudet soittoharjoitteluun, ruoka- ja majoitustiedot – kaikki sellaiset tiedot, mitä esiintyjät tarvitsevat. Paikan päällä ohjelmavastuutiimi ottaa esiintyjät vastaan ja osoittaa heille ruokailu- ja majoitusmahdollisuudet. Tiimi huolehtii koko tapahtuman ajan esiintyjien hyvinvoinnista sekä hoitaa yhteistyössä muiden tiimien kanssa esiintyjien riderien toteuttamisen ja majoittamisen.
• Ohjelmavastuutiimin tehtävänä on tapahtuman koko ohjelman yhteensovittaminen ja aikatauluttaminen. Tiimi huolehtii, ettei ohjelmaan tule tunnelmaa latistavia taukoja. Se miettii myös sen, miten kaikki näyttää mahdollisimman toimivalta myös katsojan kannalta.
• Tiimi huolehtii, että kukin esiintyjä on vuorollaan lavalla ja tietoinen omasta esiintymisajastaan sekä, että esiintyjät ovat paikalla ohjelman alkaessa. Tiimillä on vastuullaan myös varaesiintyjän hankinta, mikäli jokin esiintyjistä peruu viimehetkellä esiintymisensä. Tiimi huolehtii, että tapahtumassa on ammattitaitoinen juontaja/juontajat sekä sopii heidän kanssaan aikatauluista sekä mainosten ajankohdista markkinointi-, tiedotus-, talous- ja hallintotiimin kanssa.
• Ohjelmavastuutiimin tehtävänä on valvoa, että lastenohjelma onnistuu ja sen ohjelma on riittävän tasokas yleisömäärään nähden. Tiimi valvoo ja ohjeistaa tiimin alaista lastenohjelmatyöryhmää, joka tekee yksityiskohtaisemman suunnittelu- ja toteutustyön.
• Tiimin tehtävänä on järjestää perehdyttämiskoulutus jäsenilleen.

Logistiikka- ja infrastruktuuritiimi
Logistiikka- ja infrastruktuuritiimin tehtävänä on vastata Sulatto’11 -tapahtuman fyysisistä järjestelyistä.

• Tiimin tehtävänä on arvioida tapahtuman kuljetustarpeet ja hommata paikalle riittävä kalusto, kuljettaa tapahtumapaikalle etukäteen tarvittavat materiaalit, sopia kuljetuksista muiden tiimien kanssa, hommata tapahtumapaikalle riittävä määrä radiopuhelimia ja arvioida niiden tarve, hommata riittävä määrä riittävän isoja telttoja paikalle (tiimeille ja esiintyjille), pystyttää ja purkaa ne sekä avustaa catering-tiimiä riittävän keittiökaluston hommaamisessa ruoanlaittoa ja tarjoilua varten.
• Tiimin on lisäksi huolehdittava alueen kokonaisuuden hahmottamisesta ja telttojen, esiintymislavan jne. sijoittumisesta alueelle oikealla tavalla sekä sovittava kioskiyrittäjän kanssa ruoan myynnin järjestämisestä alueella tai hommattava tarvittaessa muita ko. palvelun tuottajia.
• Tiimi vastaa myös varautumisesta kriisitilanteeseen, esim. sateen tai myrskyn yllättäessä.
• Tiimin on konsultoitava muita tiimejä heidän tarpeistaan tapahtumaa ennen ja jälkeen.
• Tiimin tehtävänä on järjestää perehdyttämiskoulutus jäsenilleen.
• Liikenteen ohjaus- ja opasteet -tiimi
• Liikenteen ohjaus- ja opasteet -tiimin tehtävänä on huolehtia Sulatto’11 -tapahtuman liikennejärjestelyistä ja tulijoiden ohjaamisesta paikan päälle ja paikan päällä.
• Tiimin tehtävänä on kartoittaa tapahtuman parkkialuetarpeet ja vastata väen kulkuvälineiden osoittamisesta ko. alueille. Tällä tarkoitetaan myös kevyen liikenteen ajoneuvoja, polkupyöriä ja mopoja.
• Tiimin tehtävänä on huolehtia riittävät opasteet riittävän isoina, jotta väki osaa tapahtumapaikalle. Opasteet on aloitettava 8-tieltä asti. Tiimi vastaa riittävien esteiden laittamisesta ei-sallituille tieosuuksille.
• Tiimin tehtävänä on myös opastaa artistit paikalle ja toimia tässä yhteistyössä ohjelmavastuutiimin kanssa. Tiimin tehtävänä on järjestää perehdyttämiskoulutus jäsenilleen.

Siivous- ja hygieniatiimi
Tiimin tehtävänä on huolehtia liikuteltavien wc-koppien hankkimisesta ja sijoittamisesta. Yhteistyötä tässä tehdään logistiikka- ja infrastruktuuritiimin kanssa.

• Tiimin on myös hommattava tapahtumapaikalle jäteastiat ja huolehdittava niiden tyhjennyksestä. Tehtävänä on niin ikään huolehtia wc-tilojen siisteydestä ja paperista etc. Tiimi hankkii itse tarvittavan siivousvälineistön.
• Tiimi huolehtii myös backstagen ja työntekijöiden telttojen siisteydestä + koko alueen pahimpien roskien poistamisesta tapahtuman aikana. Tiimi vastaa myös ruokailu- ja ruoanlaittotilojen hygieniasta.
• Tiimin tehtävänä on järjestää perehdyttämiskoulutus jäsenilleen.

Catering-tiimi
Catering-tiimin tehtävänä on kartoittaa tapahtuman järjestäjien ja artistien ruokailutarpeet. Tiimin on nimettävä 1-2 emäntää, jotka huolehtivat tiimien ja esiintyjien tarpeista paikan päällä. Tiimin tulee varautua myös poikkeustilanteisiin.

• Catering-tiimin tulee huolehtia, että ruokaa ja virvokkeita on riittävästi, ruokaa on tarjolla jatkuvasti koko tapahtuman ajan sekä rakentamis- ja purkamisosion aikana. Tiimin tulee myös järjestää ruoalle asianmukaiset säilytystilat (yhteistyössä logistiikka- ja infrastruktuuritiimin kanssa).
• Tiimi vastaa myös siitä, että esiintyjät saavat haluamaansa murkinaa (yhteistyössä ohjelmavastuutiimin kanssa) sekä siitä, että tarvittavat ruoanlaitto- ja ruokailuvälineet ovat käytettävissä kaikkina aikoina.
• Tiimin tehtävänä on järjestää perehdyttämiskoulutus jäsenilleen.

Markkinointi-, tiedotus-, talous- ja hallintotiimi
Markkinointi-, tiedotus-, talous- ja hallintotiimin tehtävänä on vastata Sulatto’11–tapahtuman markkinoinnin, tiedottamisen, hallinnoinnin ja talouden suunnittelusta ja pyörittämisestä.

• Tiimi vastaa tapahtuman näkyvyydestä ja markkinoinnista kokonaisvaltaisesti. Sen tehtävänä on mainossopimusten tekeminen ja mainoskanavista päättäminen annetun budjetin raameissa. Tiimin tehtävänä on mainosten riittävästä levittämisestä huolehtiminen.
• Tiimin tehtävänä on hoitaa tapahtuman yhteiskuntasuhteet niin tiedotusvälineisiin kuin julkiselle sektorille. Tiimi vastaa tapahtuman pr-toiminnoista, esimerkiksi sponsorien tarpeiden huolehtimisesta.
• Tiimi vastaa myös tapahtuman taloudesta, käytännössä budjetissa pysymisestä. Tiimi kokoaa tapahtumalle rahoitusta ja tekee sopimuksia eri yhteistyötahojen kanssa. Tiimi vastaa sponsorisopimusten tekemisestä
• Tiimi vastaa staabin tulo- ja menoliikenteestä sekä vastaa talousarvion tulkinnasta, päivittämisestä ja huolehtii menojen ja tulojen jaksottamisesta.
• Tiimi toimittaa hankkeen hallituksen tehtävää staabin kokousten välissä vastaten kaikkien juoksevien asioiden hoitumisesta sekä staabin kokouksissa päätettävinä olevien asioiden valmistelusta ja niiden toimeenpanemisesta. Tiimi vastaa hankkeen osallisien virkistystoiminnasta. Tiimi vastaa myös tapahtuman viranomaisluvista, niiden hankkimisesta ja lupaehtojen täyttymisestä.
• Tiimin tehtävänä on järjestää perehdyttämiskoulutus jäsenilleen.

Infopistetiimi

Infopistetiimin tehtävänä on antaa kävijöille yleistietoa tapahtumasta sen aikana. Tiimillä on tapahtuma-alueella teltta, josta kävijät voivat tulla kysymään tietoja tapahtumasta. Teltalle voi myös toimittaa kadonneita tavaroita. Infopisteeksi kutsutun teltan tehtävänä on myös huolehtia tavaroista ja materiaaleista tapahtuman aikana.